为明确管理责任，规范管理行为，确保各类档案资料及时归档、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。
一、档案管理原则
公司档案实行由公司综合管理部集中统一管理与部分专用性档案分散管理相结合的原则。
二、组织
公司综合管理部设专门的档案室并配备专人管理档案，各部门明确由专人兼管档案工作。
三、档案管理部门的工作职责
（一）综合管理部负责制订公司档案管理制度、保管档案、建设档案管理系统。
（二）财务部自行做好日常档案的收集、整理和保管等工作，综合管理部给予配合。
（三）其他部门由部门档案专人对档案进行收集、整理，并交至综合管理部档案管理员立卷归档。
四、档案管理人员职责
（一）负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案，做到收集齐全、整理科学、鉴定正确和保证质量，并按时接收和移交档案；
（二）凡本公司印发出的公文(含定稿和正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。
（三）做到忠于职守，遵守纪律，严格按照有关法律和公司制度办事。
五、归档公司档案室资料
（一）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；
（二）本公司的请示与上级机关的批复；
（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；
（四）本公司反映主要职能活动的报告、总结；
（五）本公司制订的计划、方案、统计、财务、工作总结；
（六）综治工作材料；
（七）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；
（八）本公公司各种证照及所获各种荣誉、奖励资料；
（九）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；
（十）具有保存价值的电子文本、图片、音像、影像资料；
（十一）会计凭证，会计活动帐薄和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务活动的重要史料和证据。
六、档案的收集与归档
（一）承办部门或主办人应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案管理员归卷。
（二）凡是直接记述和反映公司、部门活动的，具有现实的和长远查考价值的文件材料(文字、电子文件、图样、照片、实物等)，均须归档保存。
（三）管理性档案在分类立卷时应做到：分年度、分类别、分级别。党政文件要分别组卷，密级文件要单独立卷。组卷时按内部特征为主的六个特征进行组卷，尽量把永久、长期、短期三种保管期限文件材料分开组卷。
（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
（五）综合管理部定期对各部门文件材料的归档工作进行检查。
（六）各部门在次年三月向档案部门移交管理性档案，需付卷内目录，移交目录一式二份，交接双方清点核对，并履行签字手续。
七、档案的保管
（一）公司（或部门）管理的档案应有专柜保存，确保完好不丢失。
（二）做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的保管工作；
（三）档案工作人员应确保档案的质量，对破损和变质档案，及时采取措施，进行修补和复制。
（四）公司综合管理部不定期检查各档案管理情况，发现问题及时组织整改。
（五）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料以及对破损和褪色的材料进行修补和复制。
八、档案的借阅
必须严格执行保密制度，填写查借阅档案登记表，如期归还，归还时验收注销。凡利用者都应按规定办理借阅手续。查阅机密以上级档案，需经公司（部门）负责人批准，原则上不外借，确因工作需要，应当天归还。
（一）档案借阅限一周内归还，特殊情况需延期的，须办理续借手续；
（二）借出和归还档案时，应办理清点手续，由综合管理部档案管理人员与借阅者当面核对清楚；
（三）档案如有丢失、损坏或泄密，须立即追究当事者责任；
（四）调走、辞退人员，必须清理移交档案文件后方可办理离职手续；
（五）原则上不对外借阅档案，外单位需查阅档案资料者，须经总经理批准，并办理登记手续后，方可借阅。
（六）归还档案时应保证档案材料的清洁、完整、安全，不得丢失、随意折叠、拆散、剪裁或擅自销毁，严禁对档案随意更改、涂写。
（七）传真件需存档时，应将复印件连同原件一起存档，以防原件字迹消失。
（八）未经公司董事长授权，任何部门或个人无权公开档案。
九、档案室保密制度
（一）档案工作人员必须严格按照档案工作各项规章制度办事。
（二）凡使用保密档案资料人员必须严格遵守有关保密规定。
（三）凡借阅“绝密”“机密”级档案资料应经分管领导审批，报总经理批准后，方可借出。
（四）外单位查阅、借阅密级档案，须经综合管理部主管领导审批，报分管领导批准，方可提供。
（五）秘密档案不得私自存放，赠送并转借他人，个人外出携带机密级以上档案应妥善保管，若泄密要追究泄密者责任。
（六）档案管理人员应严格遵守保密制度，不得在公开场所谈论保密档案内容，不得将保密档案带出室外和借给他人。
十、档案的鉴定与销毁
鉴定档案保存价值，确定保管期限及销毁档案，严格按照国家有关规定并结合公司实际情况进行。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的原则是：
（一）反映公司主要职能和重要经营管理活动的，具有长远利用价值的档案定为永久保存；
（二）反映公司一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为长期保存，其期限为16―50年；
（三）对公司在一定时期内有参考利用价值的档案，定为短期保存，其期限为15年以内。
（四）档案的鉴定由综合管理部主管、各部门指定档案管理人员和综合管理部档案管理人员合作完成，并采取对每份档案直接鉴定的办法。鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门和人员修改、补充。
（五）经过一定时间后确无保存价值的档案，或者原有情况已发生完全改变，其档案失去保存意义的，经档案人员或原经办人员提出，本公司综合管理部和部门审查同意，公司总经理批准，方可销毁。
（六）经批准销毁的档案，档案人员必须列出清单，销毁档案的批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。
十一、本管理制度最终解释权归综合管理部。
十二、本管理制度自发布之日起实施。
第一章总则
第一条为规范企业境外档案管理，维护国家利益和企业合法杈益，满足境外资产监管需要，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、项目部、办事机构等(以下统称境外单位)的档案工作。
第三条本办法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、管理或项目合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料。
第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理，确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全。
第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。
第二章管理职责与人员
第六条各级档案行政管理部门根据职责负责境外档案工作的监督、指导;外交部和我驻外使领馆按照工作职责，结合实际情况，为境外档案的应急管理提供必要协助;国家商务主管部门、发展改革部门、国有资产监督管理部门应当将境外档案工作纳入境外投资、资产、合作项目管理内容;海关为境外档案出入境提供通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共同制定并实施。
第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监督、指导。
第八条境外档案工作应当有明确的分管领导、归口管理部门、专职档案人员。
第九条境外档案工作主要内容：
(一)编制档案工作发展规划和年度工作计划;
(二)制定文件材料归档和档案管理制度;
(三)指导文件材料形成、积累、整理和归档工作;
(四)负责档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作;
(五)组织档案宣传、培训、研究和业务交流工作;
(六)负责境外档案移交工作。
第十条境外档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，定期接受档案业务培训;一般选用中方员工。
第十一条境外单位工作人员有保护境外档案的责任和义务。岗位变动时，应当及时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还的档案。
第三章文件材料的形成与归档
第十二条境外单位文件材料形成、积累、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。
第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。资本结构或主营业务发生较大变化的，应当及时修订完善。
第十四条境外文件材料应当按照归档范围及时收集整理，按规定期限向档案部门移交进行集中管理。任何个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。
第十五条归档文件材料应当符合如下要求：
(一)归档文件材料形成符合有关技术标准，完整、准确、系统，使用耐久、可靠的记录载体和记录方式
(二)归档文件材料为原件;因故无原件的，将具有凭证作用的复制件归档并作出说明。
(三)电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。
(四)非纸质文件与其文字说明一并归档;外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档;没有中文译文的，译出标题和目录后归档。
(五)归档文件材料一般一式一份;重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
第十六条管理、建设项目、设备仪器、科研开发、产品及业务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档时间并结合境外业务实际定期归挡。归档文件目录在归档完成后1个月内报投资主体或母公司备案。
第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档管理功能，符合电子档案管理要求。
1.健康档案包括家庭健康档案、个人健康档案。家庭健康档案每户一份，个人健康档案每人一份，以家庭为单位成册。实施电子健康档案后，应将健康档案信息及时录入电子档案。
2.健康档案由责任医生填写，应内容真实、准确、齐全，字迹清晰、不得随意涂改。健康档案的内容包括基本人口信息，主要慢病患病现况、治疗、康复情况，慢病相关生活行为因素、家庭社会经济状况等。对患有高血压、糖尿病、冠心病、脑卒中、肿瘤的病人，应在健康档案袋(盒)上用红、绿、橙、蓝、黑色标识区分。
3.健康档案实行动态管理，健康体检、门诊就诊、参合住院病人出院随访、健康随访、慢性病随访等资料内容及时记录并归入健康档案。妇女病检查、宫颈癌检查、孕产妇系统管理、儿童系统管理、预防接种、精神病康复管理、肺结核治疗管理等专案(册)管理内容，仍按专线管理要求，做好资料存档，暂不归入健康档案，但有关信息特别是异常情况及治疗情况应简要记入。
4.社区责任医生应及时登记已经获取的各种信息，并进行分析统计，及时反馈。临床保健医生、责任医生应将非本人责任辖区居民的诊疗情况及时反馈给辖区责任医生，以便纳入该居民本人的健康档案。
5.中心站、村卫生室应设立健康档案资料室(柜)，健康档案按行政村(居委会)名和编号顺序，专柜分册存放，保持整洁、美观和规范有序，无污损，无丢失。档案盒要有索引目录和分类信息登记。
6.健康档案主要由辖区责任医生保管、阅览或利用，不得转借、涂改和丢失，并确保个人隐私不向外泄露，严格保密。
7.凡居民因大病转上级医院住院时，可以把病人原始档案里的资料借给转诊医生，但须办理借阅登记手续;出院后及时归还，并及时将本次住院概况记入档案。
8.非社区卫生服务资料管理人员，不得随意翻阅已经建档的各种资料。除辖区责任医生外的本中心(站)人员调出、转借各种档案资料，须经档案管理人员同意;非本中心(站)工作人员，调出、转借各种档案资料，须经中心分管领导同意。
9.设立健康档案管理人员，建立健康档案质量控制小组，开展健康档案质量检查和评价，不断提高健康档案质量。
档案是我校各项工作活动的历史记录，是当前和今后工作查考的重要依据，也是学校宝贵的文化财富。因此，爱护档案资料，人人有责，借阅档案资料必须履行借阅手续，切实保证其完整与安全。
一、档案员负责档案资料管理和提供利用工作，经手查找调卷，督促借阅者履行手续，无关人员非经有关领导批准，不准入档案室开箱取阅材料。
二、凡借阅档案资料者，均要按照《查阅档案资料登记卡》的栏目进行登记，本校人员调阅其业务范围的档案材料，可直接由档案员提供，借阅非隶属业务范围的材料，需经办公室主任或校领导批准才能调阅。
三、外单位借阅档案资料，必须持借阅单位的介绍信，经本校有关领导批准，方可借阅，但一般不外借。
四、借阅者要确保档案材料的机密与安全，不得折绉、污损、拆散、私取或裁剪档案材料或在文件上划线、圈点、打叉、涂改等，违者依法追究责任。
五、借阅者未经本校领导或档案室同意，不得摘录翻印、复制或公布档案材料。
六、借阅者均要在档案室内阅读，严禁带到公共场所阅读，如有违反或遗失，要追究责任。
一、档案建立
(一)建立健全学校各类档案，目的主要在于为学校各级领导，上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。校领导对此应高度重视，并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等建档工作。
(二)学校建立档案资料室，由专职(或兼职)管理，按《小学档案资料收集范围细目》建立档案。
(三)全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，教师的一般人事档案，一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届，按班分类建立。
二、档案立卷
(一)档案人员应按资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。
(二)卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为期限;注明“短期”的一般以五年为期限;注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。
(三)凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其它资料，学校可根据需要自行决定是否保留。
三、档案补充
(一)教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等
材料要及时收入个人档案。
(二)外来文件、函件由收文员(或人事秘书)统一分类编号登记，交校有关领导阅后，即立卷归档。
(三)校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教导处、教科室、总务处、团支部、少先队大队部应将此类文件分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。
四、档案转递
教职工因工作调动，需要转递档案，必须安上级有关部门通知的转递项目逐项登记，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。
五、档案查阅
(一)校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案;查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案;未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见;查阅者不得将档案材料拿出资料室。
(二)校内人员借阅业务档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可借阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。
六、档案安全保密
(一)档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
(二)档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱仍乱抛，应将保密纸处理或销毁。
第一条为了加强公司档案工作的管理，使其达到规范化、标准化、系统化的要求，充分发挥档案在维护企业合法权益及公司各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和北京市《档案法实施办法》等法律规章，制定本制度。
第二条公司档案是公司自成立以来在各项活动中形成的有保存价值的以各种载体形式真实记录的.总和。其构成是：以基建（工程技术）档案为主体，包括文书、工程、市场、会计、经营、法律、设备、声像、实物等门类的档案。
第三条对公司各个门类、各种载体的档案必须坚持集中统一管理的原则，以确保档案的真实、完整和安全，利于档案信息的开发利用。
第四条公司档案工作由集团办公室主管。档案室设专职档案员一人，负责公司档案工作的日常管理。公司各部门配备一名兼职档案员，负责本部门各类文件材料的收集立卷归档工作。
第五条公司档案室在集团办公室的指导下独立开展档案工作。宣传、贯彻档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全公司档案工作各项规章制度，维护和保持公司档案的完整与安全，主动快捷地提供档案利用服务，使档案在公司各项工作中发挥应有的作用。
第六条档案室负责对集团公司各部门和各分公司文件材料的立卷和归档工作进行监督、指导和检查。
第七条档案工作人员要努力学习档案业务知识，恪守职业道德、不断提高业务素质和管理水平，认真做好档案管理工作。
第八条借阅档案，一般以借阅本部门工作形成的档案为主。借阅非本部门的档案，须经该部门领导或公司主管档案领导批准。
第九条查阅档案原件一般限在档案室内。如需借出则借阅期限一般不超过三天。到期不能归还者要及时说明原因，经允许后方可延期归还。
第十条如需提供档案复印（制）件，必须由申请部门经理签字后，并由办公室负责人签字后方可办理。重要档案的复印（制）需经相关部门领导或公司主管档案领导批准。
第十一条借阅人员必须负责维护档案的完整、安全与清洁，不得将档案材料擅自转借、复制、拆散、污损、涂改和加注标记。借阅档案要确保不遗失，不擅自带出本公司。
第十二条借阅时，档案人员应填写《借阅档案登记簿》，并对归还的案卷严格检查和清点，然后注销借阅。
第十三条外单位查阅档案时，须持单位介绍信，并由集团公司办公室或相关部门领导批准。各类（载体）档案不办理对外借阅。
第十四条对借阅中违反本规定，造成档案遗失、损坏、泄密的，档案管理人员应及时向主管领导报告，并追查责任，按集团公司《管理人员违规处理办法》进行处罚，若构成犯罪依法追究刑事责任：
（一）毁损、丢失或擅自销毁企业档案；
（二）擅自向外界提供、抄摘企业档案；
（三）涂改、伪造档案；
（四）未及时上报归档或管理不善的档案管理者；
（五）未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。
第十五条认真贯彻《档案法》，严格执行党和国家的保密政策、制度，维护国家和企业的机密，确保档案信息的绝对安全。
第十六条档案管理人员应忠于职守，严格遵守保密制度，保持高度的保密意识和良好职业道德。不允许擅自提供、抄录、公布档案内容。
安全档案的建立、完善和管理,是安全管理工作的重要组成部分。学校应根据实际情况建立安全工作计划部署档案、消防档案、重点部位档案、易燃易爆危险品档案等。安全档案的.管理工作,由办公室负责。安全档案应包括安全基本情况和安全管理情况。安全基本情况应包括以下内容:
(一)年度安全工作计划、部署,各种安全文件资料。
(二)单位基本概况,重点部位情况。
(三)安全责任人、管理人、安全员岗位职责。
(四)各种安全制度。
(五)各种安全设施、器材情况。
(六)其他与安全有关的情况。
安全管理情况应包括以下内容:
(一)安全设施、器材定期检查记录,维修保养的记录。
(二)安全隐患及其整改情况的记录。
(三)安全检查、巡查记录。
(四)安全宣传教育培训记录。
(五)安全情况、事件、事故及处理记录。
(六)奖惩情况记录。
(七)其他有关安全管理的情况。